El objetivo del siguiente post es contaros 5 buenas prácticas en el diseño de cuadros de mando para vuestros negocios.

Se proponen una serie de recomendaciones a tener en cuenta en la fase de diseño con el objeto de asegurar un cuadro de mandos útil y accionable.

Muchas veces los cuadros de mando se diseñan sobre la marcha rellenando espacio en blanco sólo porque quedan huecos libres. Los diversos departamentos y áreas de reporte solicitan datos diferenciados. Tan pronto se incluyen dichos indicadores, el cuadro de mandos se convierte en algo difícil de entender y lleno de información no relacionada entre sí y carente de sentido. Cuando esto ocurre, el cuadro de mandos deja de ser útil.

 

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Buena práctica 1: PIENSA EN LA AUDIENCIA A LA QUE VA DIRIGIDO

Si tienes que crear tantos cuadros de mando como departamentos diferentes que solicitan información no hay ningún problema. La ley del mínimo esfuerzo no aplica en este caso. Un cuadro de mandos debe tener coherencia interna y contar una historia: desde un resumen general hasta una mayor profundidad en el detalle de los análisis.

El cuadro de mandos más efectivo se enfoca en un único tipo de usuario y sólo muestra datos específicos para ese “tipo de usuario”.

¿Va dirigido el cuadro de mandos al equipo ejecutivo para monitorizar los datos financieros de la compañía o se va a utilizar por el equipo de marketing para monitorizar las actividades diarias?

 

Buena práctica 2: SELECCIONA EL CUADRO DE MANDOS ADECUADO

Existen 3 tipos bastante comunes de cuadros de mandos:

Analíticos: normalmente estos reportes permiten explorar el negocio desde colecciones de datos más generales hacia datos más específicos. Las tablas dinámicas son grandes aliadas de este tipo de cuadros de mando. Es importante tener en cuenta que muchos cuadros de mando ofrecen esta funcionalidad simplemente porque es posible y no  porque se necesite.

Operacionales: diseñados para facilitar la parte más operacional del negocio. Por ejemplo: Server-up time y % de utilización de servidores. Estos son aspectos operacionales básicos para garantizar que una web se mantiene operativa y funcionando. En un departamento de ventas un cuadro de mandos operacional se podría estar dedicando a mostrar el nº de llamadas de ventas que se han realizado y reuniones comerciales conseguidas.

Estratégicos/ejecutivos: diseñados para monitorizar los principales KPI’s (Key Performance Indicators) que los ejecutivos de una compañía traquean de forma periódica: diaria, semanal o mensual. Este tipo de reportes proveen de un resumen de alto nivel del estado del negocio. Estos KPI’s podrían ser: embudo de ventas, costes, ingresos periódicos…

Tened en cuenta que cada grupo de usuarios puede requerir un tipo diferente de cuadro de mandos. Un CMO puede necesitar una vista de los datos tanto operacional como estratégica. Cuando sea posible cread dos cuadros de mando diferentes.

 

Buena práctica 3: AGRUPA DATOS DE MANERA LÓGICA E INCLUYE SÓLO INFORMACIÓN RELEVANTE

Un buen dashboard debe agrupar los datos en grupos lógicos. Esa agrupación normalmente se realiza por departamento o área y puede incluir:

  • Producto: inventario, desarrollo
  • Ventas/Marketing
  • Financiera: actual y forecasts
  • Personal

Los cuadros de mando desordenados alejan el foco de los mensajes importantes.  Un cuadro de mandos ejecutivo puede necesitar tan sólo 6 KPI’s (Key Performance Indicators) mientras que uno operacional puede incluir más de 20. No añadas gráfico o texto simplemente porque puedas y asegúrate que el dashboard es relevante para tu audiencia.

 

Buena práctica 4: AÑADE UNA PREGUNTA COMO TÍTULO DE CADA UNO DE LOS ANÁLISIS INCLUÍDOS EN EL CUADRO DE MANDOS E INTENTA QUE LAS MÉTRICAS SEAN ENTENDIBLES POR TODOS LOS RECEPTORES

Esta regla es definitoria en sí misma. No sólo convendrá reunirse con los receptores de dichos cuadros de mando para explicarles y aclarar dudas sobre la información representada, sino que, incluyendo como título de cada análisis la pregunta a la que se contesta, nos asegurará que los análisis extraídos de los datos representados van por el buen camino.

 

Buena práctica 5: DEFINE LA CADENCIA NECESARIA DE ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Un buen timing puede asegurar un rendimiento óptimo una vez el cuadro de mandos esté listo. Existen departamentos o áreas que necesitan tener datos en tiempo real mientras que otras áreas requieren refresco de datos con menos frecuencia.

Ejemplo: los redactores de un periódico pueden necesitar datos de los artículos más leídos de forma horaria mientras que el departamento de canales necesita información con cadencia semanal o mensual.

 

Todo lo comentado anteriormente os permitirá diseñar un buen cuadro de mandos que apoye la toma de decisiones y sea lo suficientemente actuable para ahorrar trabajo de extracción de datos y liberar trabajo de análisis, que es el que realmente aporta valor.

La acción sobre los datos es el ingrediente más importante y más olvidado en la mayoría de cuadros de mando actuales. La inclusión de unas buenas recomendaciones es el siguiente paso lógico para mejorar la interpretación de los datos comunicados.